Transcontinental inc. et ses filiales directes et indirectes (collectivement, « TC Transcontinental », « nous », « notre » ou « nos ») s’engagent à préserver la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle.

TC Transcontinental est responsable de l’utilisation et de la protection des renseignements personnels des personnes qui travaillent pour nous et de celles qui postulent un poste vacant ou une autre opportunité d’emploi chez TC Transcontinental, qu’elles soient à notre emploi ou non (collectivement, les « Personnes concernées par les données RH », « vous », « votre » ou « vos »).

Le présent Avis de confidentialité relatif au recrutement (« Avis de confidentialité ») définit les conditions selon lesquelles TC Transcontinental recueille, traite, communique et protège vos renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée (« Lois applicables »).

Section 1. Renseignements personnels

Pour les fins de cet Avis de confidentialité, les « renseignements personnels » désignent toute information se rapportant à une personne physique et permettant directement ou indirectement d’identifier cette personne, y compris, mais sans s’y limiter, le nom de l’individu, l’adresse physique, le numéro de téléphone personnel, l’adresse de courriel personnelle, le genre, la race, les renseignements liés à l’ethnicité, les renseignements médicaux, les coordonnées personnelles, les renseignements financiers, de crédit et de facturation, les données d’identification et autres données de vérification des antécédents, les antécédents professionnels et autres renseignements pertinents dans le cadre d’un recrutement potentiel ou d’une collaboration avec TC Transcontinental, les renseignements relatifs à l’utilisation du site web, les caractéristiques ou mesures biométriques et d’autres renseignements concernant une personne identifiable.

Section 2. Types de renseignements personnels recueillis

Conformément aux finalités décrites dans le présent Avis de confidentialité, nous pouvons recueillir et traiter les renseignements personnels suivants des Personnes concernées par les données RH :

• Renseignements d’identification et coordonnées. Nom complet, adresse (personnelle ou de travail), date de naissance, lieu de naissance, numéro de téléphone (personnel ou de travail), numéro de téléphone cellulaire (personnel ou de travail), adresse de courriel (personnelle ou de travail), état civil, employeur ou entreprise actuel et poste occupé.
• Données académiques. Parcours académique, certificats et relevés de notes, renseignements relatifs à la formation et aux résultats scolaires, et renseignements relatifs aux cours, programmes académiques et/ou professionnels, formations, distinctions ou certifications.
• Données relatives à l’emploi. Antécédents professionnels, curriculum vitae, prix ou distinctions obtenus, associations professionnelles auxquelles appartient la Personne concernée par les données RH, références professionnelles, renseignements relatifs aux emplois précédents, poste, adresse de travail, renseignements sur vos performances et évaluations, promotions, allégations disciplinaires, enquêtes et procédures, participation à des régimes de retraite et avantages sociaux tels que l’assurance vie, dentaire, médicale et invalidité, détails relatifs à l’adhésion à un syndicat.
• Administration de la paie. Renseignements sur votre compte bancaire, vos cotisations au régime de retraite, vos impôts et votre assurance sociale, renseignements relatifs à la présence, aux congés et aux autres absences y compris pour cause de maladie.
• Données provenant de sources publiques et/ou reçues par le biais de transferts consentis. Données et renseignements provenant de registres publics, y compris les casiers judiciaires, les rapports des agences d’évaluation du crédit, les annuaires, les réseaux sociaux et d’autres sources légales disponibles sur le marché, ainsi que les renseignements personnels qui nous ont été communiqués par des tiers que vous avez préalablement autorisés.
• Renseignements financiers. Antécédents de crédit et rapports des agences d’évaluation du crédit, numéro de compte bancaire, salaire et autres formes de rémunération, retenues à la source, paie et avantages sociaux, primes ou plans d’actionnariat.
• Renseignements sensibles. Images de vos pièces d’identité livrées par une autorité gouvernementale, renseignements médicaux, rapports de santé au travail, renseignements sur votre nationalité, votre race et origine ethnique, votre genre, votre orientation sexuelle, votre religion et vos handicaps (uniquement avec votre consentement explicite).
• Métadonnées. Données relatives à votre utilisation des outils et systèmes sur votre lieu de travail (p. ex. courriel, utilisation d’Internet, enregistrements de réunions), registres de connexion, registres de l’utilisation de cartes magnétiques et autres cartes d’accès similaires, images de vidéosurveillance, enregistrements de votre utilisation de nos systèmes, y compris les ordinateurs, téléphones et autres appareils, et mots de passe.

Vos renseignements personnels sont recueillis par l’un des moyens suivants : (i) la communication volontaire et directe de vos renseignements par le biais de nos formulaires imprimés ou numériques, par courriel ou par téléphone, ou par l’utilisation de plateformes professionnelles ou autres plateformes en ligne ou réseaux sociaux (p. ex. LinkedIn), (ii) les enregistrements vidéo consensuels d’entrevues, (iii) l’utilisation de sources accessibles au public et d’autres sources accessibles publiquement, y compris les registres publics et les réseaux sociaux, (iv) le transfert au sein des membres du groupe TC Transcontinental et d’autres transferts consentis par des tiers, (v) en provenance de vos gestionnaires et autres collègues ou nos systèmes informatiques, (vi) les commentaires et les réponses aux sondages, (vii) nos clients, nos fournisseurs de services ou les personnes avec lesquelles vous communiquez par courriel ou d’autres systèmes.

Vos renseignements personnels peuvent être contenus dans différents documents, qu’ils soient imprimés ou sous forme numérique.

Section 3. Finalités du traitement des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous seront utilisés aux fins suivantes :

• pour valider et confirmer votre identité et vos coordonnées ;
• pour gérer votre processus de recrutement, d’évaluation et de sélection, ainsi que pour examiner et analyser votre aptitude à occuper un poste éventuel chez nous ;
• pour vérifier les informations fournies, analyser votre candidature et évaluer vos connaissances, vos compétences, vos aptitudes et/ou vos compétences professionnelles ;
• pour faire une offre d’emploi conformément à nos processus et critères de sélection et/ou d’embauche ;
• pour demander des références professionnelles et effectuer des rapports statistiques ;
• pour effectuer des vérifications d’antécédents et des enquêtes de sélection dans la mesure où la loi le permet afin de valider et de confirmer vos renseignements ;
• pour gérer votre accès à nos installations ;
• pour consulter et traiter vos demandes et/ou commentaires ;
• pour se conformer aux dispositions légales applicables, ainsi que répondre aux exigences des autorités compétentes et s’y conformer ;
• pour vérifier votre admissibilité à nos programmes d’avantages sociaux ;
• pour gérer la paie, les avantages sociaux et les contrats d’emploi ;
• pour communiquer les changements apportés à notre processus de paie ou de nouveaux programmes d’avantages sociaux ou partenaires ;
• pour assurer des accommodements en matière de sécurité et santé sur le lieu de travail ;
• pour modifier ou mettre fin à vos conditions de travail ;
• pour se conformer aux obligations légales en matière de droit du travail, de fiscalité et de sécurité sociale ;
• pour réaliser des audits internes, des évaluations de performance et des activités commerciales ;
• pour surveiller le respect des politiques et règles de TC Transcontinental et enquêter la conformité en la matière ;
• pour poursuivre ou gérer les litiges et les procédures judiciaires, et répondre aux demandes connexes, y compris celles qui surviennent dans le cadre d’une procédure de divorce ou d’autres procédures judiciaires vous concernant ;
• pour gérer l’adhésion à un syndicat et les retenues à la source des cotisations ;
• pour fournir des renseignements à des tiers, tels que des acheteurs ou vendeurs potentiels, des conseillers ou des consultants, dans le cadre de transactions que nous envisageons ou réalisons ;
• pour assurer un suivi en matière de diversité et d’égalité des chances ;
• pour rendre compte à notre conseil d’administration ;
• pour faciliter tout transfert de données requis ; et
• pour vous envoyer des notifications concernant les modifications apportées au présent Avis de confidentialité.

En outre, les renseignements personnels des candidats à un emploi peuvent être utilisés aux fins secondaires suivantes : (i) conserver des registres physiques et/ou électroniques de vos données et renseignements dans notre base de données pour de futures opportunités d’emploi ; (ii) évaluer et améliorer nos procédures de recrutement, d’évaluation et/ou de sélection pour l’emploi, et (iii) vous communiquer des nouvelles et/ou vous inviter à des événements liés à l’emploi.

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient utilisés à ces fins secondaires, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels conformément à la procédure décrite à la section 8 du présent Avis de confidentialité. Le refus d’utiliser et de traiter vos renseignements personnels à ces fins secondaires ne peut constituer un motif pour nous de refuser ou de rejeter votre participation à notre processus de recrutement, d’évaluation et de sélection pour un emploi.

Vos renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins que celles mentionnées cidessus, à condition que ces fins soient liées et compatibles avec celles décrites ci-dessus. Si nous devons utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles énoncées dans le présent Avis de confidentialité, vous en serez informé par écrit, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen, et les nouvelles utilisations et/ou finalités prévues pour vos renseignements personnels vous seront expliquées afin d’obtenir votre consentement, explicite ou implicite, sauf disposition contraire prévue par la loi.

Section 4. Transferts de données

À des fins commerciales, d’emploi, administratives et de gestion mentionnées dans le présent Avis de confidentialité, vos renseignements personnels pourraient être transférés à :

• des membres du groupe TC Transcontinental.
• des fournisseurs de services (p. ex. les prestataires de services de paie, les assureurs ou autres fournisseurs d’avantages sociaux, nos banques et les organisations qui hébergent nos systèmes informatiques et nos données) situés à l’extérieur de votre région, conformément aux fins décrites dans le présent Avis de confidentialité.
• des organismes de réglementation ou des agences gouvernementales afin de respecter nos obligations légales.
• des destinataires externes de communications électroniques (telles que les courriels) contenant vos renseignements personnels.
• des acheteurs potentiels de nos activités commerciales ou de notre entreprise à des fins d’évaluation de l’acquisition, mais uniquement si nous envisagions de vendre.

Lorsque vos renseignements personnels sont transférés, nous prenons les mesures adéquates pour assurer qu’ils sont traités de manière confidentielle et sécurisée, et conformément aux Lois applicables.

Section 5. Mesures de conservation et de sécurité

Vos renseignements personnels ne seront conservés que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées ou conformément à la loi, ou selon les exigences de la Politique de conservation de TC Transcontinental. Les renseignements personnels relatifs aux candidats à un emploi (autres que la personne retenue) seront normalement supprimés après une période de 12 mois, ou après une période plus longue si les Lois applicables l’exigent.

TC Transcontinental met en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte ou utilisation abusive. Vos renseignements personnels demeureront confidentiels, conformément aux mesures de sécurité administratives, techniques et physiques que TC Transcontinental met en œuvre dans le cadre de ses politiques et procédures de sécurité, lesquelles visent à les protéger contre tout accès non autorisé, perte ou utilisation abusive.

Seules les personnes à qui nous accordons l’autorisation, y compris nos représentants et employés, ainsi que les tiers qui traitent vos renseignements personnels en notre nom, auront accès à vos renseignements personnels aux fins mentionnées dans le présent Avis de confidentialité.

Section 6. Vos droits

À tout moment, vous avez le droit (i) de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, (ii) de nous demander de rectifier vos renseignements personnels lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets, dans la mesure où cela n’est pas impossible ou ne nécessite pas des efforts disproportionnés, (iii) de demander la suppression de vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par les Lois applicables ou le présent Avis de confidentialité, (iv) de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels pour des motifs légitimes et à des fins spécifiques, sauf lorsque ces renseignements personnels sont nécessaires afin de nous permettre de respecter nos obligations, (v) de retirer ou révoquer votre consentement et de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels, sauf dans les cas où ces renseignements personnels sont recueillis et/ou traités à des fins nécessaires dans le cadre de votre recrutement, de votre embauche et/ou de votre emploi, et/ou pour nous conformer aux obligations découlant de la relation juridique que nous entretenons avec vous, et (vi) de demander qu’une copie de tout renseignement personnel informatisé que nous avons recueilli directement auprès de vous soit fournie à vous-même ou à toute personne ou entité légalement autorisée à recueillir ces renseignements (collectivement dénommées « Droits des personnes concernées »).

Vous pouvez exercer ces Droits des personnes concernées soit directement, soit par l’intermédiaire de votre représentant légal, en adressant une demande écrite (la « Demande relative aux droits des personnes concernées ») à notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse vieprivee@tc.tc ou par télécopie au (514) 954−2802. Vous pouvez également communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par la poste à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels Transcontinental inc.
1 Place Ville Marie, bureau 3240
Montréal, Québec H3B 0G1 Canada

Afin de traiter une Demande relative aux droits des personnes concernées, nous pourrions vous demander les informations suivantes et les documents connexes qui nous permettront de valider votre identité :

• Votre nom complet et votre adresse de courriel ou tout autre moyen pour vous communiquer la réponse à la Demande relative aux droits des personnes concernées.
• Des documents permettant de valider votre identité et celle de votre représentant légal, le cas échéant (photocopie imprimée ou en format électronique de votre pièce d’identité et, le cas échéant, photocopie imprimée ou en format électronique de l’acte notarié ou de la procuration de votre représentant légal, accompagnée d’une copie de sa pièce d’identité).
• Une description claire et concise du Droit des personnes concernées que vous souhaitez exercer et des renseignements personnels auxquels vous souhaitez appliquer l’un de ces droits.
• Toute autre information ou document facilitant la localisation de vos renseignements personnels.
• Dans le cas de demandes de rectification, celles-ci doivent indiquer les modifications à apporter et fournir les documents justifiant ces modifications (le cas échéant).

Nous répondrons à la Demande relative aux droits des personnes concernées dans un délai de trente (30) jours à compter de sa réception, ou dans tout délai plus court requis par les Lois applicables, sous réserve d’un avis de prolongation lorsque cela est justifié.

Si les documents et/ou informations fournis dans votre Demande relative aux droits des personnes concernées sont incorrects ou insuffisants, ou si les documents correspondants ne sont pas fournis, nous pouvons vous demander de fournir les informations ou documents nécessaires afin de traiter votre demande.

Vous disposerez de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de réception de notre demande de documents et/ou d’informations supplémentaires pour fournir ces documents et/ou informations supplémentaires. Veuillez noter que si vous ne fournissez pas les documents et/ou informations demandés pendant cette période, votre Demande relative aux droits des personnes concernées sera considérée comme non soumise.

Section 7. Mises à jour du présent Avis de confidentialité

Le présent Avis de confidentialité sera révisé périodiquement et mis à jour au besoin afin d’assurer sa pertinence et sa conformité aux Lois applicables. Vous serez informé des modifications par voie de communications internes, sur l’intranet de TC Transcontinental ou par courriel.

Section 8. Questions et soutien

Pour toute question ou préoccupation concernant le présent Avis de confidentialité ou le traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de TC Transcontinental à l’adresse vieprivee@tc.tc. Consultez la section 6 ci-dessus pour des coordonnées supplémentaires.